Γραμματειακή Υποστήριξη

H  Γραμματεία της Διεύθυνσης Περιβάλλοντος & Πολεοδομίας, αναλαμβάνει τη διεκπεραίωση των παρακάτω αρμοδιοτήτων:

1. Τηρεί το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο της Διεύθυνσης, το κάθε μορφής αρχείο, σχετικό με θέματα ευθύνης της.
2. Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη των Τμημάτων, της Διεύθυνσης και των αρμοδίων Αντιδημάρχων της.
3. Διεκπεραιώνει τις αιτήσεις δημοτών και τη σχετική αλληλογραφία με το κοινό, παρέχει γενικές πληροφορίες προς τους πολίτες για θέματα της Διεύθυνσης και για την πορεία των υποθέσεών τους.
4. Προβαίνει σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για την ανάρτηση των απαραίτητων εγγράφων στην ιστοσελίδα του Δήμου και σε κάθε ειδική ιστοσελίδα («ΔΙΑΥΓΕΙΑ», Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων κλπ).
5. Υποβάλλει στοιχεία απολογισμού και στατιστικά στοιχεία της Διεύθυνσης σε συνεργασία με τα τμήματα αυτής.
6. Εκδίδει το ημερήσιο παρουσιολόγιο και απουσιολόγιο, σύμφωνα με τις οδηγίες της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών. Επίσης, διαχειρίζεται τις αιτήσεις των πάσης φύσεως αδειών των εργαζομένων, μετά την υπογραφή τους από τον αρμόδιο Προϊστάμενο.
7. Συντάσσει τις βεβαιώσεις απεργιών και στάσεων εργασίας των υπαλλήλων της Διεύθυνσης ενημερώνοντας αντίστοιχα τη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών, Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.
8. Συντάσσει έγγραφα και απαντητικές επιστολές που αφορούν τη γραμματεία της Διεύθυνσης και τηρεί σχετικό αρχείο.
9. Παρέχει διοικητική υποστήριξη στον Προϊστάμενο της Διεύθυνσης και διαχειρίζεται το χρόνο του για συναντήσεις.
10. Φροντίζει και για την εκκαθάριση του αρχείου της Διεύθυνσης.